Effiziente Mitarbeiter-Kommunikation auf Knopfdruck
Wie ein mittelständisches Unternehmen hunderte Mitarbeiter in Minuten statt Stunden erreicht – mit einem maßgeschneiderten Benachrichtigungssystem.
Ausgangssituation
Das Unternehmen stand regelmäßig vor der Herausforderung, große Mitarbeitergruppen zeitkritisch informieren zu müssen – etwa bei Schichtänderungen, dringenden Betriebsmitteilungen oder Notfällen. Die manuelle Benachrichtigung per E-Mail oder Telefon band erhebliche Personalressourcen und war fehleranfällig.
Die Herausforderung
- Zeitdruck: Hunderte Mitarbeiter mussten innerhalb kürzester Zeit erreicht werden
- Zielgenaue Auswahl: Nicht alle Mitarbeiter, sondern spezifische Gruppen nach Abteilung, Standort oder Funktion
- Erreichbarkeit sicherstellen: E-Mail genügt nicht immer – SMS als Fallback notwendig
- Integration: Mitarbeiterdaten lagen bereits in der bestehenden Warenwirtschaft vor
Die Lösung
Ich entwickelte ein datenbankbasiertes Benachrichtigungssystem, das nahtlos an die vorhandene Unternehmenssoftware andockt:
Benutzerfreundliche Bedienung
Über eine intuitive Anwendung können Mitarbeiter mit wenigen Klicks Zielgruppen auswählen – basierend auf den Strukturen aus der Warenwirtschaft. Eine Nachricht formulieren, Versandkanal wählen (E-Mail, SMS oder beides) – fertig.
Intelligente Zustellung
Das System arbeitet mit einer Warteschlange: Benachrichtigungsaufträge werden in die Datenbank geschrieben und von einem Hintergrunddienst zuverlässig abgearbeitet. E-Mails gehen über die vorhandene Infrastruktur raus, SMS werden über einen professionellen Dienstleister versendet. Bei E-Mail-Zustellproblemen greift automatisch der SMS-Fallback.
Das Ergebnis
- Zeitersparnis: Benachrichtigungen, die früher Stunden dauerten, sind in Minuten erledigt
- Treffsicherheit: Nur relevante Mitarbeiter werden angesprochen
- Zuverlässigkeit: Automatische Fallback-Mechanismen garantieren Zustellung
- Nachvollziehbarkeit: Alle Benachrichtigungen werden protokolliert und sind nachweisbar