Individuelle Geschäftssoftware – Datenbankanwendungen für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmen arbeiten mit Werkzeugen, die nie für ihre Abläufe gebaut wurden. Wenn Sie sich in der linken Spalte wiedererkennen, lohnt sich eine eigene Datenbankanwendung.

Heute	Mit eigener Anwendung
Excel-Listen existieren in zig Versionen und die Access-Datenbank versteht nur eine Person	Ein gemeinsamer Datenbestand, auf den alle im Browser zugreifen
Daten werden in mehreren Systemen doppelt erfasst, Tippfehler inklusive	Vorhandene Systeme werden angebunden, jede Angabe wird nur einmal erfasst
Die Standardsoftware deckt 70 % ab, der Rest läuft drumherum	Die Anwendung bildet Ihre Abläufe ab, statt Sie an eine Software anzupassen
Monats- und Quartalsberichte kosten jedes Mal Stunden	Berichte entstehen per Klick

Installieren müssen Sie nichts, die Anwendung läuft im Browser. Auf dem Handy nutzen Sie die Anwendung wie eine App, etwa im Außendienst oder auf der Baustelle, und jeder Benutzer hat nur die Rechte, die er braucht.

Die Demo: So sieht das in der Praxis aus

Wie das aussehen kann, zeige ich an einer Demo-Anwendung auf Basis meines Grundgerüsts The Beautiful Stack: einer Kontaktverwaltung mit erfundenen Beispieldaten. Ihre Anwendung sieht anders aus, denn sie bildet Ihre Daten und Abläufe ab und entsteht dafür neu. Aus dem Grundgerüst kommen nur die technischen Bausteine wie Dashboard, PDF-Reports und Schnittstellen.

Dashboard mit Kennzahlen und Charts

Die Frage „Wo stehen wir?“ beantwortet das Dashboard, ohne dass jemand eine Excel-Liste auswerten muss.

Kontaktliste mit Filtern, Karte und ABC-Klassen

Aus Excel-Listen in zig Versionen wird ein gemeinsamer Datenbestand. Die Liste lässt sich filtern und sortieren, die Kontakte erscheinen auf einer Karte und sind in ABC-Klassen eingeteilt.

Welche Felder ein Kontakt hat, legen wir gemeinsam fest. In der Demo sind das etwa die eingesetzte PostgreSQL-Version und die Zahl der Benutzer beim Kunden, bei einem Handwerksbetrieb wären es eher Gewerk oder Wartungsintervall. In der Liste blenden Sie solche Spalten nach Bedarf ein oder aus, gepflegt werden sie in der Detailansicht des Kontakts.

PDF-Report: der Quartalsbericht per Klick

Der Bericht, der bisher Stunden gekostet hat, entsteht per Klick als PDF-Datei.

Altdaten übernehmen, Daten weitergeben

Mit dem CSV-Import übernehmen Sie Altdaten aus Excel-Listen oder Access-Datenbanken. Der CSV-Export gibt Daten an Dritte weiter.

Andere Programme und KI-Assistenten anbinden

Über die REST-API tauschen andere Programme Daten mit der Anwendung aus, etwa Ihre Warenwirtschaft oder ein Webshop. So muss niemand Daten doppelt erfassen.

Der MCP-Server gibt KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT direkten Zugriff auf die Daten, mit denselben Funktionen wie die REST-API. Im Chat mit Ihrem Assistenten erstellen Sie Auswertungen und pflegen die Daten, zum Beispiel legen Sie einen neuen Kontakt an oder korrigieren eine Adresse.

Was außerdem möglich ist

Einiges davon steckt schon in der Demo, anderes kommt bei Bedarf in Ihre Anwendung.

Im Alltag

• Globale Suche über alle Daten (in der Demo)
• Papierkorb für versehentlich gelöschte Einträge (in der Demo)
• E-Mails direkt aus der Anwendung schreiben, die automatisch beim Kontakt vermerkt werden (in der Demo)
• Dokumente und Fotos am Datensatz ablegen, auf dem Handy direkt mit der Kamera
• Wiedervorlagen und Erinnerungen per E-Mail, etwa vor dem Ablauf eines Vertrags

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

• Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert
• Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip
• Anmeldung mit zweitem Faktor

Prüfungen und Automatik

• IBAN-Prüfung bei der Eingabe (in der Demo)
• Berichte, die jeden Montag automatisch per E-Mail kommen
• Nächtlicher Abgleich mit anderen Systemen

Anbindung nach außen

• Rechnungen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD
• Export für die Buchhaltung, etwa im DATEV-Format
• Zugang für Kunden oder Partner, die nur ihre eigenen Daten sehen

Referenzen

Seit 25 Jahren entwickle ich als Selbstständiger Datenbanken und Individualsoftware. Drei Projekte, die bis heute im Einsatz sind:

• ProspektDevice: Mein eigenes Softwareprodukt für Verteilunternehmen, von der Tourenplanung bis zur Zustellerabrechnung. Es ist mit exakt denselben Werkzeugen gebaut wie die Demo (Laravel, Filament und PostgreSQL) und bereits bei einem Kunden im Einsatz.
• Zustelldienst: Seit 13 Jahren läuft eine Webanwendung, die Daten aus der vorhandenen Zustellsoftware mit den Bezirkskarten vom Fileserver zusammenführt. Die Betreuer schicken den Zustellern damit per Klick eine E-Mail mit der passenden Bezirkskarte.
• Zeitungsdruckerei: Seit über drei Jahren verbindet ein Server auf Basis von Laravel und PostgreSQL die Produktionsplanung mit der Versandraumtechnik.

Ablauf eines Projekts

1. Erstgespräch: Wir klären, welche Abläufe heute Probleme machen und was die Anwendung zuerst können muss. Das Gespräch ist kostenfrei.
2. Basisversion: Ich baue den wichtigsten Teil, den Sie schnell im Alltag nutzen können. Die Basisversion entsteht in rund zwei Wochen, den Starttermin stimmen wir im Erstgespräch ab.
3. Schrittweise erweitern: Auf Basis Ihrer Erfahrung kommen weitere Funktionen dazu. Jede Änderung prüfen Sie vorher in einer eigenen Testumgebung, erst danach geht sie in die Anwendung, mit der Ihr Team arbeitet.

Was kostet das?

Ich arbeite zum Festpreis, Phase für Phase. Jede Phase hat einen festen Umfang, neue Wünsche kommen in die nächste Phase. So unterschreiben Sie nie einen offenen Kostenrahmen.

• Basisversion: ab 6.000 EUR, rund zwei Wochen nach Projektstart nutzbar
• Typische Anwendungen im vollen Umfang: ab 12.000 EUR
• Hosting: 1.200 EUR im Jahr, unabhängig von der Zahl der Benutzer

Ninox oder eigene Webanwendung?

Ninox ist eine Datenbank-Plattform im Mietmodell, auf der sich Anwendungen ohne klassische Programmierung zusammenstellen lassen. Für kleine Teams und überschaubare Anwendungen ist Ninox oft die bessere Wahl. Eine eigene Webanwendung lohnt sich, wenn mehr Benutzer arbeiten, Schnittstellen nötig sind oder viele Daten ausgewertet werden.

	Ninox	Eigene Webanwendung
Passt zu	überschaubaren Anwendungen, in denen Daten erfasst und gepflegt werden	datenintensiven Abläufen, mehr Benutzern, Anbindung anderer Systeme
Datenbank	Datenspeicher der Plattform, für große Datenmengen und Auswertungen wenig geeignet	PostgreSQL, eine der leistungsfähigsten Datenbanken überhaupt
Programmierung	Abläufe werden in einzelnen Formularen programmiert und für jeden Fall neu geschrieben	zentrale Funktionen, einmal geschrieben und überall genutzt
Anbindung anderer Programme	in festem, begrenztem Umfang	mit vollem Funktionsumfang, auch für KI-Assistenten, erweiterbar
Speicherort der Daten	Ninox-Cloud, eigener Server nur gegen deutlich höhere Kosten	Server bei Hetzner in Deutschland oder Ihr eigener Server
Laufende Kosten	Lizenz ab 25 EUR pro Benutzer und Monat (Ninox 4)	keine Lizenzkosten pro Benutzer, Hosting 1.200 EUR im Jahr, unabhängig von der Zahl der Benutzer
Abhängigkeit	Anwendung läuft nur auf der Ninox-Plattform	Quellcode gehört Ihnen, Sie oder ein anderer Entwickler können daran weiterarbeiten
Änderungen	Felder und Formulare passen Sie selbst an, direkt im laufenden System	ich setze Änderungen um, Sie prüfen sie vorher in einer Testumgebung

Womit ich baue

Die Anwendungen basieren auf Laravel und Filament, die Daten liegen in PostgreSQL. Mit PostgreSQL arbeite ich seit 20 Jahren, mit Laravel seit 13 Jahren. Alle Bausteine sind Open-Source-Software, es fallen keine Lizenzkosten pro Benutzer an.

Betrieb und Hosting

Wo die Anwendung läuft, entscheiden Sie:

• Ich übernehme das Hosting kostengünstig zum Pauschalpreis auf einem Server bei Hetzner in Deutschland. Server- und Software-Updates sowie die nächtliche Datensicherung sind inklusive.
• Sie betreiben die Anwendung selbst auf einem eigenen Docker-Server.
• Die Anwendung läuft auf einem Server im eigenen Haus (On-Premise), wenn die Daten das Firmennetz nicht verlassen sollen.

Kontakt

Wenn Sie wissen möchten, ob sich eine eigene Anwendung für Ihr Unternehmen lohnt, vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch.