E-Rechnung: Was jetzt zu tun ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Versandpflicht folgt schrittweise ab 2027. Für viele Mittelständler stellt sich jetzt die Frage: Wo stehen wir eigentlich – und was muss noch passieren?
Dieser Artikel gibt einen pragmatischen Überblick ohne unnötigen Fachjargon.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Das Wichtigste zuerst: Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat (XML), das maschinell gelesen und verarbeitet werden kann.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- ZUGFeRD – ein hybrides Format: eine normale PDF-Datei, in die XML-Daten eingebettet sind. Für den Menschen lesbar, für Software verarbeitbar.
- XRechnung – reines XML, besonders im öffentlichen Sektor verbreitet.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle Unternehmen |
Schritt 1: Empfang prüfen
Die erste Frage lautet: Können Sie heute eine ZUGFeRD- oder XRechnung empfangen?
Das bedeutet nicht, dass Ihre Software sie automatisch verbuchen muss – aber Sie müssen sie entgegennehmen und archivieren können. In vielen Fällen reicht dafür ein aktuelles Update Ihrer Buchhaltungssoftware.
Was zu prüfen ist:
- Welche Version Ihrer Buchhaltungssoftware ist im Einsatz? (DATEV, Lexware, Sage, individuelle Lösung?)
- Gibt es ein Update, das E-Rechnungen unterstützt?
- Wie werden eingehende Rechnungen heute archiviert – und ist das GoBD-konform?
Schritt 2: Versand vorbereiten
Die Versandpflicht gilt ab 2027 bzw. 2028. Das klingt nach viel Zeit – ist es aber nicht, wenn Ihr Rechnungsprozess heute noch auf Word-Dokumente oder einen manuellen Export setzt.
Was zu prüfen ist:
- Wie erstellen Sie heute Rechnungen?
- Kann Ihre Software ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen?
- Gibt es Sonderfälle: Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen, Gutschriften?
Schritt 3: Systeme verbinden
Häufig zeigt sich bei näherer Betrachtung, dass Rechnungsdaten aus mehreren Systemen kommen – etwa aus einem CRM, einem ERP oder einer Eigenentwicklung. Diese Systeme müssen koordiniert werden.
Das ist oft der aufwändigste Teil: nicht die E-Rechnung selbst, sondern die Integration in bestehende Prozesse.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Bestandsaufnahme: Welche Software ist im Einsatz, welche Version, was kann sie?
- Update prüfen: Viele Standardlösungen unterstützen E-Rechnungen bereits – oft reicht ein Update.
- Lücken identifizieren: Wo müssen Prozesse angepasst oder Systeme verbunden werden?
- Zeitplan aufstellen: Bis wann soll was umgesetzt sein?
Wann externe Unterstützung sinnvoll ist
Wenn Ihre Systemlandschaft aus mehreren Komponenten besteht, Eigenentwicklungen im Einsatz sind oder Sie schlicht keine Zeit haben, das selbst durchzuarbeiten, lohnt sich ein kompakter externer Check.
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